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導入事例集

通話内容を録音、一括管理することで、トラブルを未然に防止。自宅と事務所をつなぐ受付システムで業務を効率化!

幸後行政書士事務所様(愛媛県松山市)

業種 サービス業 規模 〜50名程度 課題 コスト削減
BCP対策
  • 導入サービス

通話内容を録音、音声ファイルとして一括管理することで、トラブルを未然に防止。さらに「アドバンスト電話機」導入で業務の効率化も実現。

行政機関に提出する許認可申請書類や契約書、遺言書の作成や代理申請などを行う幸後行政書士事務所様は、「Netcommunity SYSTEM αNX type L」を導入。通話を録音し、それを音声ファイルとしてパソコンで一括管理することで、聞き間違いによるミスを防ぐとともに、「カラーカメラドアホン」※1と「アドバンスト電話機」および「ソフトフォン」※2を組み合わせ、自宅と事務所を効率的につなぐ受付システム※3を構築し、正確かつ迅速な応対を実現している。

電話応答時の聞き間違いなどによるトラブルを未然に防ぎたい

幸後行政書士事務所様では、行政機関に提出する書類や、法的効力を持つ文書を作成するという職務上、文字一つのミスでも命取りになりかねない。特に、電話による口頭でのやり取りは、聞き間違いや小さな勘違いから大きなトラブルに発展する可能性もあり、いかに未然に防ぐかが大きな課題であった。

ビジネスフォンのリースの契約期間満了が迫っていたこともあり、2008年春に、同事務所の幸後洋子行政書士はNTT西日本に相談。その際、多機能ビジネスフォン「Netcommunity SYSTEM αNX」が2008年秋に発売されるという情報を得た幸後行政書士は、「それなら発売を待って更改を検討しよう」と、リース契約を1年延長し、その間に事務所の抱える課題や改善要望などをまとめることにした。

「『αNX』シリーズ」は、事務所の長年の課題であった電話応対によるトラブル防止に効果を発揮する通話録音機能を搭載していたことが、最大のポイントだった」と幸後行政書士が語るように、「αNX」シリーズには、通話内容を音声ファイルとして保存することができる「音声メール」※4機能があり、なおかつ「αNX type L」では、その音声ファイルを外部ファイルとしてパソコンにダウンロードできるのが、大きな特長の一つだ。

「通話内容をパソコンで一括管理し、必要に応じて聞き返すことができるのはもちろん、外出先からノートパソコンや携帯電話を通じて自宅のパソコンにアクセスし、音声ファイルを再生して通話内容を確認することもでき、正確かつ迅速な応対が可能になる」。そう考えた幸後行政書士は、「αNX type L」の導入を決意した。

「αNXの通話録音機能に注目しました」と語る、代表の幸後洋子行政書士。

「αNXの通話録音機能に注目しました」と語る、代表の幸後洋子行政書士。

「Netcommunity SYSTEM αNX type L(情報機器)」の多機能電話機。

「Netcommunity SYSTEM αNX type L」の多機能電話機。

※1
指定のドアホンに限ります。別途映像アダプターが必要です。
※2
パソコンにインストールすることで、パソコンモニター上でドアホンの映像を確認したり、ヘッドセットと組み合わせて電話として利用できるようにするソフトウェア。テレビ電話にも対応。別途ヘッドセット、USBカメラが必要です。
※3
受付側の電話機にはSDカード(別売・1GB以下)が必要です。
※4
ご利用には別途オプションが必要です。

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資料の送付およびお問い合わせへの回答につきましては、土曜・日曜祝日、年末年始12/29〜1/3を除く、営業時間内(午前9時〜午後5時)に対応させていただきます。

事務所に隣接する自宅にいてもお客さま対応が可能に

NTT西日本は、「αNX」導入に合わせ、「カラーカメラドアホン」※1と「アドバンスト電話機」および「ソフトフォン」※2を用いた簡易受付システム※3の導入も提案。

まずは、事務所のパソコン2台に「ソフトフォン」※2をインストールし、事務所に隣接する自宅にアドバンスト電話機を導入することで、自宅にいると事務所のドアホンに気づかないというこれまでの課題を解決。自宅、事務所のどちらにいても、来訪者が分かるようにした。

また、「αNX」は細かな設定が簡単にできるため、自宅にいる際は事務所の電話が鳴らない設定にした。幸後行政書士からも「自宅と事務所が近接しているからこその悩みがこれで解消した」と好評を得ている。

隣接する事務所(左)と自宅。

隣接する事務所(左)と自宅。

自宅に設置したアドバンスト電話機。

自宅に設置した「アドバンスト電話機」。

自宅にいても来訪者をすぐに確認できる。

自宅にいても来訪者をすぐに確認できる。

※1
指定のドアホンに限ります。別途映像アダプターが必要です。
※2
別途ヘッドセット、USBカメラが必要です。
※3
受付側の電話機にはSDカード(別売・1GB以下)が必要です。

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ランニングコストの軽減と「すぐに見てもらえる」安心感が大きな収穫

提案から開通までの対応について、幸後行政書士は、「実際に導入するまでの約半年ほどの間に、いろいろと細かな要望を出したが、その都度、技術面とコスト面の両面から迅速に回答いただいた」と、NTT西日本の迅速で的確な対応を評価する。

また、導入工事の約1カ月前にあたる2009年10月に、「NTT西日本内で実際にシステムを構築したものを、体験させてもらえたのも大きな収穫。おかげで、最終の微調整を納品前にしてもらうことができ、スムーズな導入につながった」という。

今回の更改を機に、幸後行政書士事務所様は「ひかり電話オフィスタイプ」など電話サービスから、通信機器、保守サービスなどの各種サービスをNTT西日本で揃えることに。また、「αNX」の設置時の資料を事務所に保管することで、営業担当者の不在時にも他の担当者が来て迅速な対応ができるようにした。「何かあったときにすぐに見てもらえるという安心感がある」と幸後行政書士は語った。

  • ※お客さまの声であり、全ての方に共通する効果ではありません。
【NTT西日本-四国 正岡CAの声】
ベストな提案をめざし、お客さま一人ひとりのご要望に応えていきたい

初めにお伺いした時は、「αNX」の発売が間に合わず、通信機器のリースを延長されたという経緯がありましたので、前年度の経験を活かし、リースの契約期間満了の半年ほど前から提案に伺いました。時間的な余裕があったおかげで、お客さまのご要望に対してお応えすることができました。

今後もお客さま一人ひとりと向かい合い、ベストな提案をめざすとともに、いただいたご要望については社内で共有し、さらなる利便性の向上につなげていきたいと思います。

【幸後行政書士事務所 幸後洋子行政書士の声】
本当に必要な機能を使いやすく、低廉なコストで提供してほしい

経営環境が厳しくなる中、中小規模の事務所や企業にとって、業務の効率化および質的向上は緊急課題です。とはいえ、かけられる設備投資には限りがあります。NTT西日本には、そうした現状を汲み、本当に必要な機能を使いやすい形で、かつ低廉なコストで提供していただけるように、今後も期待したいと思います。

ソフトフォンを活用し、モニター上でヘッドセットと組み合わせて電話機として利用。

「ソフトフォン」※2を活用し、モニター上でヘッドセットと組み合わせて電話機として利用。

NTT西日本―四国 正岡CA

NTT西日本―四国
愛媛営業部 愛媛オフィス営業部門
正岡 秀志

※1
ひかり電話オフィスタイプのご利用には、フレッツ 光ネクストまたはフレッツ・光プレミアムファミリータイプの契約・料金が必要です。
0039等の電気通信事業者を指定した発信など、一部かけられない電話番号があります。
停電時は利用できません。
※2
別途ヘッドセット、USBカメラが必要です。

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