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2021.02.12

連載ネットの知恵袋 for Business

Q. 外出中やテレワーク時にも電話に出られるようにしたい

外回りの営業やテレワークにより、事務所にかかってきた顧客からの電話に出られず対応が遅れてしまって困っています。何か解決方法はありませんか?

A. 電話の転送サービスを活用しましょう

電話の転送サービスは、事務所などにかかってきた電話をあらかじめ設定しておいた任意の電話番号に転送するサービスです。

外出やテレワークにより社内で電話を取れない時も、携帯電話や自宅の電話で顧客からの電話に出ることができます。

通常、転送機能のON/OFFの切替えや転送先の電話番号の変更は電話機の簡単な操作で設定が可能です。また、サービスによっては携帯電話やWebなどを利用して外出先からも遠隔操作で転送機能の設定ができるため、必要に応じて転送サービスを活用することができます。

【転送サービスを利用するメリット】

  • 場所を選ばない働き方の実現
    転送サービスにより事務所以外の場所でも電話対応が可能になると、電話対応のために事務所に常駐したり外出先から帰社したりする必要がなくなります。そのため、自宅やカフェ、コワーキングスペース(※)など場所を選ばない柔軟な働き方が実現できます。
  • 機会損失の防止
    顧客からの電話を取り損ねることは貴重なビジネスチャンスの損失につながりかねません。また、業務上の連絡に対する返答の早さは顧客満足度や会社の信用にも影響します。転送サービスを利用して外出先でも電話に出られるようになると、より早急な対応が可能となり機会損失の防止が期待できます。
  • 伝言ミスの防止
    通常、担当者の不在時にかかってきた電話は対応者が用件を控えて担当者へ引き継ぎます。電話を転送して担当者が直接応対することで、引き継ぎ時の伝言漏れやミスを防ぐことができます。

※料金を支払うことで職種や所属にかかわらず利用できる共有のワークスペースを提供する施設。

なお、電話の転送サービスは提供会社ごとに仕様や通話料に関する規定が異なります。

また、ビジネスフォンなど電話機によってはあらかじめ転送機能が搭載されているため、各サービスの仕様や特性を確認した上で転送サービスを活用しましょう。

※この記事は2021年2月12日現在の情報です。

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