業務効率化 2020.4.3 公開

業務連絡や情報共有をスムーズにしたい

働き方改革で在宅勤務(テレワーク)の制度を設けたところ、社員との連絡を電話やメールで取らなければならず効率の悪さを感じています。
手軽さからSNSを利用することもありますが、プライベートとの使い分けやセキュリティーが不安です。
何か良い方法はありませんか?

「ビジネスチャットツール」の導入を検討しましょう

一般的なチャットツールと異なり、業務連絡・社員同士のコミュニケーション手段として企業向けに開発されたチャットツールのことをビジネスチャットツールといいます。

BCP対策やワーク・ライフ・バランスの向上に向けて柔軟な働き方が求められる中、スムーズな情報共有や社員同士の連携強化は業務効率化における重要な課題です。

【ビジネスチャットツールを導入するメリット】

  • 効率的なコミュニケーションにより意思決定がスムーズになる
  • 多要素認証や暗号化でセキュリティーレベルが向上し、情報漏えい防止につながる
  • AIによる多言語自動翻訳機能が利用できる
  • やりとりした通信データを暗号化してクラウドサーバー上に保存できる

ビジネスチャットツールはリアルタイム性が高く、移動中などの通話ができない環境でも、パソコンやスマートフォンを通じてテキストや画像でやりとりできます。
また、個人だけでなく、グループ単位で一括してメッセージの送受信を行なえるため、共有漏れや確認ミスの抑止にもつながります。

なお、一般向けのSNSやチャットツールは提供事業者が通信情報を収集・管理しており、プライベートの延長線上で社用連絡に用いた場合、重大な情報漏えいにつながるおそれがあります。
一方でビジネスチャットツールは企業向けに開発・提供されたツールのため、提供事業者は複数の認証方法を組み合わせた多要素認証や暗号化方式を利用し、日々サービス改善とセキュリティー強化に努めています。

ビジネスチャットツールはさまざまな事業者から提供されており、サービスごとに利用可能な機能が異なります。
サービスを選ぶ際は利用したい機能・費用・サポート体制などを考慮し、比較・検討してみてくださいね。

今回のテーマについて
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