業務効率化 2020.4.17 公開

打ち合わせや会議を効率良く行なうにはどうしたらいいですか?

テレワーク制度の導入後、打ち合わせや会議をどうすればいいか悩んでいます。
テレビ電話による会議がいいと聞きましたが、できるだけ簡単に導入できて、低コストで抑えられる方法はありませんか?

「Web会議」システムの導入を検討しましょう

社員のワーク・ライフ・バランスの向上やBCP対策に向け、働き方の多様化を実現するため、多くの企業でテレワークなどの導入が広がっています。
テレワークは離れた場所から業務に携われる反面、社員同士のコミュニケーションや情報共有が重要な課題です。

打ち合わせや会議は交通費や移動時間もかかるので、離れた場所にいるスタッフ全員の予定を確認して調整するのは大変ですよね。

その場合は、インターネットによるWeb会議システムを導入することで、テレビ電話による会議(テレビ会議)よりも低コストで、相手の顔を見ながら打ち合わせや会議ができます。

Web会議とは、参加者同士でパソコンやスマートフォン、タブレット端末などを通じ、インターネットを利用して映像・音声・データをリアルタイムにやりとりする会議形式のことです。

Web会議とテレビ会議の違いは以下のとおりです。

Web会議 テレビ会議
回線 インターネット回線 専用回線
機器 ・パソコン
・スマートフォン
・タブレットなどの端末
※カメラ
※マイクまたはヘッドセット
・カメラ
・マイク
・テレビ会議用のディスプレイモニター
・専用端末や機器
場所 インターネットを利用できる環境 会議室などの専用設備が整った環境
メンテナンス 随時バージョンアップ 定期的な機器のメンテナンス費用

※端末に内蔵されている場合は不要

【Web会議システムのメリット】

  • インターネット環境を利用して低コストで導入できる
  • 場所にとらわれないため、移動のための交通費と時間を削減できる
  • 映像と音声でスムーズなやりとりが可能になり、意思決定がスムーズになる

【Web会議システムのデメリット】

  • お互いが利用するネットワークの通信状況により、接続が不安定になる場合がある
  • 音声、映像の品質は使用するパソコン、マイク、カメラの性能に依存する

Web会議システムには無料で利用できるサービスや、さまざまな有料のサポートや機能など、各事業者から幅広いサービスが提供されています。

サービスごとに利用可能な機能が異なるため、会議の規模や用途にあわせて利用したい機能・費用・サポート体制などを考慮し、比較・検討してみてくださいね。

今回のテーマについて
こちらでもご紹介しています

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