業務効率化 2020.1.31 公開

手書きの書類を効率的にデータ化したい

顧客からの申込書や受発注に関する書類をスキャナーで取り込み、PDFファイルとして管理しています。
新しいシステムを導入するため、過去の情報も含めてすべてデータ入力することになったのですが、書類の数が多く手間と時間がかかり、とても困っています。
何か良い方法はありませんか?

手書きや印刷文字を電子データ化するソフトやサービスの利用を検討しましょう

手書きで送付されたアンケートや申込書、書面でやりとりした重要な企業情報や顧客書類など、大切な情報を電子データ化することで管理コストを節約できますよね。

書面の文字情報のみを電子データ化するためには、紙面上のテキストや画像データをあらためて入力し直す必要があるため、昨今では業務効率化の手段として「OCR」が活用されています。

OCRは手書き・印刷などの書体にかかわらず、活字文書を画像として読み取り、システムで形を照合して検出・識別した情報をテキストとして電子データに変換します。

■OCR(オー・シー・アール)
光学式文字読取装置
(Optical Character Reader(オプティカル・キャラクター・リーダー))
または「光学式文字読取方式を用いた文字認識」のこと
(Optical Character Recognition(オプティカル・キャラクター・レコグニション))

【OCRを利用するメリット】

  • データ入力にかかる業務時間の短縮化
  • 書類の保管場所に関する省スペース化
  • 情報資産の管理、活用などに関する業務の効率化

従来のOCRの識別精度は印字された書類や丁寧な楷書、数字を判読できるレベルでしたが、現在ではAIによる学習機能やクラウドサービスを活用した認識エンジンの利用など、より識字精度の高いOCRサービスが提供されています。

OCRサービスはソフトウェアとして購入するものや、Web API(※1)として導入できるものなど、提供元によってさまざまです。

(※1)API…「Application Programming Interface(アプリケーション・プログラミング・インターフェイス)」といい、ソフトウェアの機能を多くのユーザーが共有できる仕組みのこと。Web APIは「インターネット上で公開し、外部環境からも使用できるAPI」をあらわす。

OCRはAIを利用したデータの自動入力やパソコンの定型作業など、他のサービスと連携することで、より業務効率化を図れる場合があります。

サービス提供元のWebサイトを確認し、予算や業務の規模など、利用用途に合ったOCRサービスを利用しましょう。

今回のテーマについて
こちらでもご紹介しています

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