業務効率化 2020.2.14 公開

業務効率化のため業務実態を把握したい

業務拡大にあたって社内で効率をアップさせるため、社員の業務内容や業務時間を把握したいです。
面談によるヒアリングは時間がかかったり、社員の記憶頼りで心もとなかったりするため、何かいい方法はないでしょうか。

ツールを利用して業務を「視える化」しましょう

「働き方改革関連法」の施行により、社員のワーク・ライフ・バランスを向上させるため、企業にとって業務効率化は重要な課題です。

すべての社員の業務効率を把握するために、ひとりひとりの業務時間や手順に目を配ったり、正確に把握したりするのはとても大変ですよね。

その場合は、「業務実態を視える化するツール(視える化ツール)」を活用することで、社員の勤怠や業務内容などの実態を把握しやすくなります。

■視える化ツール(見える化ツール)

企業や組織における活動実態(勤怠、業務内容、セキュリティーリスクなど)を可視化し、具体的なデータを算出できるツールのこと

【例】

  • 勤怠
    業務時間が可視化され、働き方改革関連法における労働時間の把握義務へ対応できる
  • 業務内容
    入力や印刷、繰り返し作業など、社員ごとにどの業務をどのくらい実施しているか把握できる
  • セキュリティーリスク
    誰が・いつ・どのファイルを移動やコピーしたか把握し、情報流出の危険や経路を防止できる

視える化ツールを利用することで、社員の業務の偏りを是正したり、定型化された受発注業務を自動化したりするなど、社員の負担を軽減できるシステムの検討につながります。

ツールによっては統計結果から対策の優先度を分析し、AIがレポート形式で改善策を提案してくれるサービスもあります。

視える化によって社員同士の作業を比較し、作業が速い社員の手順を周知(共有)することで、社員全員の業務効率をアップさせるヒントが見つかるかもしれません。

また、視える化ツールは勤怠管理(※1)やOCR(※2)など、他の業務効率化サービスとあわせて導入し、連携することでより業務効率化の効果が期待できます。

■ネットの知恵袋 for Business
(※1)「Q. 働き方改革」で気を付けることはありますか?
https://flets-w.com/user/point-otoku/biz-knowledge/management/vol3.html

■ネットの知恵袋 for Business
(※2)「Q. 手書きの書類を効率的にデータ化したい」
https://flets-w.com/user/point-otoku/biz-knowledge/business-efficiency/vol8.html

視える化ツールを導入する際には、業種・職種に合わせて適切なサービスを選択する必要があります。

視える化ツールはさまざまな事業者から提供されているため、サービスを選ぶ際は、自社の規模や費用・サポート体制などを考慮して比較・検討しましょう。

今回のテーマについて
こちらでもご紹介しています

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